Verklig Huvudman

Arkivering av räkenskapsinformation regleras i bokföringslagen 7 kap. Nedan beskrivs hur arkiveringen ska hanteras i olika situationer. Grundregeln är att arkivering ska ske i sju år (tidigare tio år) efter utgången av det kalenderår då det räkenskapsår avslutas som informationen avser. Arkiveringsplikten brukar lite slarvigt uttryckas som sjuårig men den kan i praktiken vara längre.

 

Papper eller elektroniskt format?
Huvudregeln är att räkenskapsinformation, t. ex. verifikationer, ska förvaras i formatet det hade då det kom till företaget. Materialet får föras över från ett format till ett annat, t. ex. från papper till elektroniskt. Om företaget bestämt sig för att behandla alla verifikationer elektroniskt går det således bra att skanna ett papper. Det skannade pappret måste då bevaras i tre år efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade. En verifikation som kommer till företaget idag den 5 oktober till ett företag med kalenderår som räkenskapsår, får förstöra pappersverifikationen tidigast den 1 januari 2022 om det skannats. Det skannade dokumentet ska behållas i ytterligare fyra år. Om företaget har brutet räkenskapsår förskjuts kravet på arkivering för båda tidpunkterna ett år framåt.

Om företaget tar emot en verifikation i både elektroniskt format och pappersformat i nära anslutning till vartannat, får företaget välja arkiveringsformat. I det fallet behöver företaget bara spara det valda formatet. Det andra exemplaret kan förstöras. Här måste man skilja på ta emot och överföra. Det går således inte att omedelbart förstöra ett elektroniskt dokument bara för att man skriver ut det. Det räknas som en överföring från ett format till ett annat.

Utlägg från anställda
När anställd gör utlägg för företagets räkning eller betalar med företagets kort eller kontanter ska företaget förvara kvittot i den form det togs emot av den anställde. Tas kvittot emot elektroniskt ska det sparas elektroniskt. Tas kvittot emot på papper ska det sparas på papper. Tas kvittot emot elektroniskt och skrivs ut på papper gäller den treåriga arkiveringsplikten det elektroniska dokumentet och följaktligen den sjuåriga för pappret.

Kundfakturor
Ett företag som producerar kundfakturor elektroniskt, skriver ut dem på papper och skickar till sina kunder ska bevara fakturan i pappersformat. Räkenskapsinformation ska bevaras i den form den har när den presenteras i företaget. Om fakturan både produceras elektroniskt och skickas till kunden elektroniskt, ska den bevars elektroniskt i företaget som skickar den. Skrivs den däremot ut och skickas på papper ska den bevars i pappersform.


Vill du läsa mer om arkivering? Klicka på någon av nedanstående länkar.

http://www.http://bfn.se/sv/fragor-och-svar/arkivering/vagledning-forberedelser-pua.pdf

http:/www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Svenskforfattningssamling/Bokforingslag-19991078_sfs-1999-1078/#K7

FöretagsEkonomerna är en redovisningsbyrå nära Dig